○大崎市公用文に関する規程
平成18年3月31日
訓令甲第12号
(趣旨)
第1条 公文書の作成に用いる文(以下「公用文」という。)の用語，用字，形式等に関しては，別に定めるものを除くほか，この規程の定めるところによる。
(公用文の種類)
第2条 公用文の種類は，次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条第1項の規定により制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 法令又は権限に基づいて処分又は決定した事項について市民に公示するもの
イ 公告 単に一定の事実を市民に公示するもの
(3) 令達文
ア 訓令甲 権限の行使又は職務に関し，所属の機関又は職員に対し命令するもので公表するもの
イ 訓令乙 権限の行使又は職務に関し，所属の機関又は職員に対し命令するもので公表しないもの
ウ 達 特定の個人又は団体に対して行う行政処分を表すもの
エ 指令 個人又は団体からの申請又は願いに対して行政処分を表すもの
(4) 往復文
ア 照会 公の機関又は個人に対して，一定の事実につき，問い合わせるもの
イ 回答 照会に対し，答えを表示するもの
ウ 通知 特定の相手方に対して，一定の事実，処分又は意見を知らせるもの
エ 報告 上司又は上級機関に対して，一定の事実につき通報するもの
オ 依頼 特定の相手方に対して，事務処理その他特定の事項を依頼するもの
カ 通達 所属の機関又はその職員に対して，条例又は規則の解釈，行政運営の方針，職務運営上の細目的事項を提示し，その他一定の行為を命ずるもの
キ 依命通達 補助機関が市長の命により自己の名で通達するもの
ク 申請 上司又は上級機関に対して，許可，認可，承認及び補助指令等の一定の行政行為を求めるもの
ケ 願い 行政機関に対して，一定の事項を願い出るもの
コ 届け 行政機関に対して，一定の事項を届け出るもの
サ 進達 上級機関に提出すべき申請書その他の書類で，経由を求められているものにつき，その受付書類を送達するもの
シ 副申 進達する文書に意見を添えるもの
ス 諮問 一定の機関に対して，法令上定められた事項につき，調査，審議又はそれに基づく意見を求めるもの
セ 答申 諮問した行政機関に対して，諮問された事項につき，意見を述べるもの
ソ 勧告 特定の事項について相手方に対し，ある行為又は処置を実施するよう促すもの
タ 建議 行政機関その他の関係機関に対して，意見及び希望等を申し出るもの
チ 協議 行政機関などが一定の行為をする場合に，その事項が他の行政機関の権限に関連するときに，その行政機関に合議する場合に用いるもの
ツ 送付 特定の相手方に対して，物品及び書類等を送るもの
テ 陳情 特定事項につき，実情を訴え，必要な措置を求めるもの
(5) 部内文
ア 復命書 上司から特定の事項の調査，会議の出席などを命ぜられ出張した場合に，経過，内容及び結果を上司に報告するもの
イ 供覧 一定の参考事項について，上司に知らせるもの
ウ 回覧 一定の事項を職員相互に知らせるもの
エ 事務引継書 職員が転任，休職又は退職などとなった場合に，その担任事務を後任者又は上司の指名する職員に引き継ぐもの
オ 上申書 職員又は下級機関が，上司又は上級機関に対して意見，事実などを申し述べるもの
カ 内申書 職員又は下級機関が，上司又は上級機関に対して人事上の発令等機密の処理を願い出るもの
キ 辞令書 職員の採用，昇任，降任，分限処分，懲戒処分などの身分，給与などの異動について，職員に交付して命ずるもの
ク 要綱・要領 行政目的に沿って事務処理などを合理的に実施するために制定するもの
(6) 議案文 議会に議案を提出するために用いるもの
(7) その他
ア あいさつ文 式辞，祝辞，告辞等式典の場合に，式典の意義や祝いの言葉を述べるもの
イ 表彰文 表彰状，感謝状，賞状等個人及び団体に対し，行為を表彰したり，感謝の意を表したり，成績を賞したりするもの
ウ 書簡文 案内状，礼状，あいさつ状等権限を行使するために発するものではなく，いわば，儀礼的なものとして発するもの
エ 契約書 契約すなわち申込みと承諾という相対立する2つ以上の意思表示の合致を表示し，かつ，これを証するために作成するもの
オ 協定書・覚書 契約と同様2つ以上の意思の合致を意味し，後日の証拠とするために作成するもの
カ 証明書 特定の者からの願いや申請に基づき，特定の事実の存在又は法律関係の存在の有無を公に証明するもの
キ 証書 特定の事実又は法律関係の存在の有無を証するもの
ク 陳情書・要望書 国又は地方公共団体に対し希望を述べ，処置を要望するもの
ケ 不服申立関係文書 行政処分その他の公権力の行使に当たる行為に関し，処分又は不作為を違法又は不当として，不服を申し立てるもの
(平20訓令甲3・一部改正)
(用語，用字等)
第3条 公用文の文体は，口語体を用いるものとする。
2 公用文の用語は，平易簡潔なものを用いるものとする。
3 公用文の用語は，漢字，平仮名及びアラビア数字を用いるものとする。ただし，外国の人名，地名その他特別の理由により必要があるものについては，この限りでない。
(使用漢字の範囲等)
第4条 公用文に用いる漢字の範囲，漢字の音訓の範囲及び漢字の字体は，常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)で定める字種，音訓及び字体(通用字体に限る。)によるものとする。ただし，人名，地名等の固有名詞及び専門用語等でこれにより難い特別の理由があると認められるものについては，この限りでない。
2 公用文に用いる仮名遣いは，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)の定めるところによるものとする。
3 公用文に用いる送り仮名は，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)の定めるところによるものとする。
(平31訓令甲7・一部改正)
(公用文の書き方)
第5条 公用文は，左横書きとする。ただし，次に掲げるものは，この限りでない。
(1) 法令で様式を縦書きに定められたもの
(2) 前号に掲げるもののほか，総務課長が縦書きを適当と認めるもの
2 左横書き公用文の書き方は，別記第1のとおりとする。
(令5訓令甲16・一部改正)
(その他)
第7条 この規程の実施に関する細目については，総務課長が別に定める。
(令5訓令甲16・一部改正)
附則
この訓令は，平成18年3月31日から施行する。
附則(平成20年3月10日訓令甲第3号)
この訓令は，平成20年3月10日から施行する。
附則(平成31年3月15日訓令甲第7号)
この訓令は，公布の日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令甲第16号)
この訓令は，令和5年4月1日から施行する。
別記第1(第5条関係)
左横書き公用文の書き方
1 ふりがなの付け方
漢字にふりがなを付ける場合は，その字の上につける。
2 数字の用い方
(1) 数字は，次に掲げるような場合を除いてアラビア数字を用いる。
ア 固有名詞 (例) 三本木町 九州 二重橋
イ 概数を示す語 (例) 四・五日 二・三件 数十日 何十人
ウ 数量的な意味のうすい語 (例) 一般的 一部分 一昨日 第三者 四方八方
エ 慣用的な語(「ひとつ」「ふたつ」「みっつ」等と読む場合) (例) 一休み 二部屋 三月 五つ子
オ けたの大きい数の単位として用いる語 (例) 億 万 千
(2) 数字のけたの区切り方は，3位区切りとし，区切りには「，」を用いる。ただし，年号，文書番号，電話番号等特別なものは，区切りをつけない。
(3) 少数，分数及び帯分数の書き方は，次の例による。
少数・・・・・・0.936
分数・・・・・・
又は2分の1
帯分数・・・・・
(4) 日付及び時刻の書き方は，次の例による。
普通の場合 日付 平成3年2月1日
時刻 午前10時15分
省略する場合 日付 平3．2．1
時刻 AM10：15
3 符号の用い方
符号の用い方は，次のとおりとする。
(1) くぎり符号
ア 「。」 (まる) 一つの文を完全に言い切ったところに用いる。
イ 「，」 (コンマ) 一つの文の中でことばの切れ続きを明らかにする必要があるところに用いる。なお，数字の区切りにも用いる。
ウ 「．」 (ピリオド) 単位を示す場合及び省略符号とする場合に用いる。
(例) 0.05 平3．2．1
エ 「：」 (コロン) 次に続く説明に文又はその他の語句があることを示す場合に用いる。
(例) 注：電話：23―2111
オ 「～」 (なみがた) 「・・・から・・・まで」を示す場合に用いる。
(例) 大崎～東京 第1号～第10号
カ 「―」 (ダッシュ) 語句の説明やいいかえ等及び丁目，番地等を省略して書く場合に用いる。
(例) 信号
赤色―何々の場合
青色―何々の場合
七日町1―2―3(一丁目2番3号)
キ 「・」 (なかてん) 密接不可分な名詞をつなぐ場合又は外来語，外国の地名・人名を書き表す場合に用いる。
(例) 机・いすのセット ○○委員会の委員長・委員
アジア・アフリカ会議 トーマス・エジソン
ク 「( )」 (かっこ) 一つの語句又は文のあとに注記を加えるとき，その注記をはさんで用い，また見出しの文字を囲んで用いる。
ケ 「〔 〕」 (きっこ) 「( )」の中で更に注記を加える必要のあるとき，その注記をはさんで用いる。
コ 「「 」」 (かぎ) ことばを定義する場合，他の用語又は文章を引用する場合，法令中の字句を改正し，追加し，又は削る場合等に，その部分を明示するときに用いる。
サ 「『 』」 (かぎ) 「「 」」の中でさらに必要があるときに用い，引用の原文に「「 」」が用いてある時は，原文の「「 」」を「『 』」に改める。
(2) くりかえし符号
くりかえし符号は，同じ漢字が続くときは，「々」を用いる。ただし，「民主主義」「事務所所在地」等異なった意味に使用するときは用いない。
(3) 見出符号
項目を細別するときは，次のような順序で用いる。
第1 1 (1) ア (ア)
見出符号の次には，「，」を打たず一字分を空白とする。
(4) 傍点及び傍線
傍点は語句の上に，傍線は語句の下に付ける。
