○大崎市歴史公文書等の保存に関する規程
平成18年3月31日
訓令甲第13号
(趣旨)
第1条 この規程は，歴史公文書等の保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(平19訓令甲56・平30訓令甲26・一部改正)
(1) 文書 大崎市文書取扱規程(平成18年大崎市訓令甲第11号)第2条第1号に掲げるものをいう。
(2) 歴史公文書等 次条に定める基準に基づき，歴史資料として重要な公文書その他の文書をいう。
(3) 電磁的記録 文書のうち電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。
(4) 書面 文書のうち電磁的記録以外のものをいう。
(5) 選別 次条に定める基準に基づき，歴史公文書等を選別することをいう。
(6) 保存 歴史公文書等として永久に保存することをいう。
(平19訓令甲56・平30訓令甲26・一部改正)
(選別基準)
第3条 歴史公文書等の選別基準は，過去における市の主要な活動又は社会の情勢を跡付けるために重要なもので，別表に定めるものとする。
(平30訓令甲26・全改)
(主管課長の責務)
第4条 文書を保存する課(大崎市事務分掌規則(平成18年大崎市規則第3号)第2条若しくは第16条に規定する課，第3条に規定する福祉事務所，第4条に規定する組織又は第5条の規定により設置された組織をいう。)の長(以下「主管課長」という。)は，歴史公文書等の選別に努め，適正に取扱うよう努めなければならない。
(平19訓令甲56・追加，平30訓令甲26・一部改正)
(総務課長の責務)
第5条 総務課長は，歴史公文書等の取扱いについて必要な措置が講じられるよう指導しなければならない。
(平19訓令甲56・追加，平30訓令甲26・令5訓令甲16・一部改正)
(歴史公文書等の選別)
第6条 主管課長は，大崎市文書取扱規程第46条の規定により文書の廃棄の決定(以下「廃棄決定」という。)をするまでに，第3条の選別基準(以下「基準」という。)に基づき選別し，整理しなければならない。
3 総務課長は，前項により引渡しを受けた文書について，基準に基づき再度選別し，歴史公文書等として確定しなければならない。
(平19訓令甲56・追加，平26訓令甲1・平30訓令甲26・令5訓令甲16・一部改正)
(歴史公文書等以外の文書の廃棄)
第7条 総務課長は，前条第3項による選別の結果，歴史公文書等と認められなかったものについては，速やかに廃棄しなければならない。
(平19訓令甲56・旧第6条繰下・一部改正，平26訓令甲1・平30訓令甲26・令5訓令甲16・一部改正)
(行政委員会等からの引渡し)
第8条 市長は，公営企業管理者，教育委員会，選挙管理委員会，監査委員，農業委員会，固定資産評価審査委員会及び議会から歴史公文書等の引渡しがあったときは，協議の上，その引渡しを受けることができる。
(平19訓令甲56・旧第7条繰下・一部改正，平30訓令甲5・平30訓令甲26・一部改正)
(保存等)
第9条 総務課長は，保存することが確定した歴史公文書等については，表紙等に次のように表示するものとする。
歴史公文書等保存
確定 年 月 日
大崎市
(1) 第6条第2項の規定により引渡しを受けたもの
(2) 前条の規定により引渡しを受けたもの
(3) 寄贈又は寄託を受けたもの
3 前項の規定による保存は，書面又は電磁的記録する。ただし，適正に保存するために必要と認める場合は，記録方式又はその媒体を変更することができる。
4 保存場所については，総務課長が別に定める。
(平19訓令甲56・旧第8条繰下・一部改正，平26訓令甲1・平30訓令甲26・令5訓令甲16・一部改正)
(閲覧及び利用)
第10条 前条の規定により保存している歴史公文書等の閲覧及び利用については，総務課長が別に定める。
(平19訓令甲56・平30訓令甲26・令5訓令甲16・一部改正)
(その他)
第11条 この規程に定めるもののほか，歴史公文書等及び行政刊行物等の保存に関し必要な事項は，別に定める。
(平30訓令甲26・一部改正)
附則
(施行期日)
1 この訓令は，平成18年3月31日から施行する。
(経過措置)
2 合併前の古川市，松山町，三本木町，鹿島台町，岩出山町，鳴子町及び田尻町から承継された文書のうち，歴史的・文化的文書及び資料類として収集及び保存されていたものについては，それぞれこの訓令の相当規定によって取得されたものとみなす。
附則(平成19年3月30日訓令甲第56号)
(施行期日等)
1 この訓令は，平成18年4月1日から施行し，平成18年3月31日以降に保存期間が満了する文書に適用する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際に，改正前の大崎市歴史的・文化的価値を有する文書及び資料類の収集及び保存に関する規程第4条第5項の規定により，歴史的・文化的資料類として確定されたものは，改正後の大崎市歴史的・文化的価値を有する文書及び資料類の収集及び保存に関する規程第5条第3項の規定により確定された歴史的・文化的文書とみなす。
附則(平成26年1月29日訓令甲第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は，平成26年4月1日から施行する。
附則(平成30年2月28日訓令甲第5号)
この訓令は，平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年11月27日訓令甲第26号)
この訓令は，平成30年12月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令甲第16号)
この訓令は，令和5年4月1日から施行する。
別表(第3条関係)
(平19訓令甲56・平30訓令甲26・一部改正)
項 | 選別基準 |
1 | 条例，規則等例規に関する文書 |
2 | 合併，編入，分割の協定，計画及び事務事業等の調整に関する文書 |
3 | 市の名称，市章，市民歌，市民憲章，市木，市花等の制定に関する文書 |
4 | 総合計画及び各種計画，重点施策等の企画，立案，執行又は報告に関する文書 |
5 | 組織機構の新設，変更又は廃止に関する文書 |
6 | 事務事業の新規開始，又は継続事業で特に保存が必要な文書 |
7 | 大規模工事(市が負担又は補助した工事を含む。)の計画，着工，完成又は報告に関する重要な文書 |
8 | 予算及び決算に関する重要な文書 |
9 | 財産の取得及び処分に関する重要な文書 |
10 | 市長，副市長及び会計管理者の事務引継に関する文書 |
11 | 市の行政評価に関する文書 |
12 | 行政事務執行上の監査に関する重要な文書 |
13 | 調査及び統計の総括結果に関する文書 |
14 | 叙位，叙勲，褒章，市民表彰等に関する文書 |
15 | 議会，行政委員会等の重要な議事に関する文書 |
16 | 各種審議会，審査会，調査会等の創設及び重要な会議に関する文書 |
17 | 住民の請願，陳情，要望等に関する重要な文書 |
18 | 大規模な災害又は災害対策に関する文書 |
19 | 定期刊行物並びに印刷物及び刊行物のうち重要な文書 |
20 | 次に掲げる行事又は事業に関する文書 (1) 市が主催し，又は共催した新設行事又は継続行事で特に保存する必要があるもの (2) 市が後援し，又は協賛した行事でその内容が大規模又は独創的なもの (3) 市制施行の記念事業又は市の要覧に沿革として掲載するような事業等 |
21 | 重要な事件，社会情勢を反映する文書 |
22 | 姉妹都市の協定及び同事業で特に保存が必要な文書 |
23 | 国勢調査の調査区要図，住宅地図，都市計画図等で特に保存が必要なもの |
24 | 市の市街地などの移り変わりの様子を現し，特に保存する必要がある写真，ビデオ等若しくは文書 |
25 | 訴訟及び行政不服審査に関する文書 |
26 | 損害賠償及び損失補償に関する重要な文書 |
27 | 学校，幼稚園，保育所等の新設及び統廃合に関する文書 |
28 | 前項までに掲げるもののほか，歴史公文書等として価値があると認められる文書 |
(平19訓令甲56・全改，平30訓令甲26・一部改正)
(平19訓令甲56・全改，平30訓令甲26・一部改正)
(平19訓令甲56・全改，平30訓令甲26・一部改正)
