○大崎市文書取扱規程

平成18年3月31日

訓令甲第11号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の収受及び配布(第10条―第13条)

第3章 文書の処理(第14条―第25条)

第4章 文書の施行(第26条―第34条)

第5章 文書の整理,保存等(第35条―第46条)

第6章 補則(第47条・第48条)

附則

第1章 総則

(平18訓令甲151・全改)

(趣旨)

第1条 この規程は,本庁及び総合支所,出張所その他の施設(以下「所」という。)の文書の取扱いに関し,別に定めるもののほか,必要な事項を定めるものとする。

(平18訓令甲151・全改)

(定義)

第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 本庁及び所の職員(以下単に「職員」という。)が職務上作成し,又は取得した文書,図面,写真及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって,職員が組織的に用いるものとして,本庁及び所が保有しているものをいう。

(2) 庁内行政システム 電子自治体化の推進の一環として整備された電子情報処理機能の共通基盤となる機能群をいう。

(3) 文書管理システム 庁内行政システムのうち,収受,供覧,起案,保存,廃棄その他の文書の取扱いを電子的に処理する文書管理機能をいう。

(4) 電子決裁システム 庁内行政システムのうち,決裁,供覧,合議,協議等の取扱いを電子的に処理する決裁管理機能をいう。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は,すべて正確かつ迅速に取り扱い,常にその処理経過を明らかにし,もって事務能率の向上に努めなければならない。

2 文書は,別に定めがある場合又は特に支障のある場合を除き,庁内行政システムにより取り扱うよう努めなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・一部改正)

(総務課長等の職務)

第4条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は,本庁及び所の文書事務を総括するものとする。

2 総務課長は,当該事務が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し,必要があると認めるときは,当該事務の処理に関し調査を行い,報告を求め,又は指導しなければならない。

3 課長(大崎市事務分掌規則(平成18年大崎市規則第3号)第2条第4条及び第16条で定める課の長をいう。)は,課の所管に係る文書の取扱い及びその処理について,課員を指導し,その整理保管に努めなければならない。

(平18訓令甲151・全改,令5訓令甲16・一部改正)

(文書主任及び文書副主任の設置)

第5条 課長の文書事務の処理を補佐するため,課,出張所,その他の施設に文書主任及び文書副主任を置く。

2 文書主任は,庶務を担当する課長補佐をもって充て,文書副主任は,課長の指名する職員をもって充てる。ただし,これにより難い場合は,文書主任には係長以上の者をもって充て,文書副主任は置かないことができる。

3 文書副主任は,文書主任の事務を補佐し,文書主任に事故があるときは,その職務を代理する。

(平18訓令甲151・全改)

(文書主任の職務)

第6条 文書主任は,課長の命を受け,次に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書の収受,配布及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書取扱処理の促進及び改善に関すること。

(4) 文書の整理,保管,保存及び廃棄に関すること。

(5) 資料及び図書の整理,保管及び利用に関すること。

(6) 文書管理システムの利用に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか,文書事務の処理に関すること。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・一部改正)

(文書関係帳票)

第7条 文書管理に必要な帳簿及び帳票は,次のとおりとする。この場合において,第1号エ第3号ア及び第3号イについては,文書管理システムに登録することにより電磁的記録として備えるものとする。

(1) 総務部総務課に備える帳簿等

 条例原簿(様式第1号)

 規則原簿(様式第2号)

 訓令原簿(様式第3号)

 公示簿

 特殊取扱郵便収受簿(様式第4号)

 勤務時間外文書収受簿(様式第5号)

(2) 総合支所地域振興課に備える帳簿等

 特殊取扱郵便収受簿

 勤務時間外文書収受簿

(3) 課に備える帳簿等

 指令達簿

 文書収発簿

 通貨等処理簿(様式第6号)

 経由簿(様式第7号)

 保存文書台帳(様式第8号)

 廃棄文書台帳(様式第9号)

 その他必要な補助簿等

(平18訓令甲151・全改,平25訓令甲10・平26訓令甲1・令5訓令甲16・一部改正)

(文書の記号及び番号)

第8条 文書には,記号及び番号を付けなければならない。ただし,次に掲げるものについては,この限りでない。

(2) 市の機関内に発する往復文書で軽易なもの

2 文書の記号は,別表第1のとおりとする。

3 文書の番号は,第29条の規定により原議に付された番号とする。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・一部改正)

(文書の書式)

第9条 文書の書式は,大崎市公用文に関する規程に定めるところによるものとする。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・一部改正)

第2章 文書の収受及び配布

(平18訓令甲151・全改)

(文書の収受及び配布)

第10条 本庁に送達された文書は,総務課(当該文書に係る事務を所管する課(以下「主管課」という。)に直接送達されたものにあっては主管課)において受領し,次に定めるところにより,速やかに処理しなければならない。

(1) 普通文書(次号から第9号までに掲げる文書以外の文書をいう。)は,総務課において封皮又は文書の余白に受付印(様式第10号)を押し,主管課に配布すること。

(2) 親展文書は,総務課において封皮に受付印を押し,市長又は副市長宛てのものは総務部秘書広報課に,部長宛てのものは当該部の総括をする課に,総合支所長宛てのものは当該総合支所地域振興課に,その他のものは主管課に配布するものとし,それぞれの当該課においては,開封せずに名宛人に配布すること。

(3) 特殊取扱郵便(郵便法(昭和22年法律第165号)第68条の規定に基づく日本郵便株式会社の内国郵便約款に定める書留,引受時刻証明,配達証明,内容証明,特別送達,特定記録郵便及び交付記録郵便をいう。)は,総務課において封皮に受付印を押し,特殊取扱郵便収受簿により,受領印を徴して,主管課に配布すること。

(4) 電報は,総務課において文書の余白に受付印を押し,主管課に配布すること。

(5) 通貨又は有価証券が添付してある文書は,前各号の例によるほか,主管課においては,通貨等処理簿に登録すること。

(6) 差押書,不服申立書,入札書その他受領の日時が権利の得失に関係する文書は,前各号の例によるほか,総務課において受付印の下に受領時刻を明記し,封筒のあるものは,その封筒を添えて主管課へ配布すること。

(7) 小包(第3号に掲げるものを除く。)は,総務課において封皮に受付印を押し,主管課に配布すること。

(8) 庁内行政システムにより受信した電磁的記録は,主管課において電子計算機の出力装置の映像面に表示された内容を確認し,受領すること。

(9) ファクシミリ装置で受信した情報を出力することにより作成した書面は,主管課において受領すること。

2 総合支所に送達された文書は,前項の例により処理するものとする。この場合において,同項中「総務課」とあるのは,「総合支所地域振興課」と読み替えるものとする。

3 封皮の宛名のみによっては主管課を特定できないもの(親展文書及び小包を除く。)については,総務課又は総合支所地域振興課において開封し,主管課に配布すること。

4 主管課において配布を受け,又は直接受領した文書は,当該文書の余白に収受印(様式第11号)を押し,文書収発簿に登録するものとする。ただし,第1項第1号及び第7号から第9号までに掲げる文書のうち,軽易なものその他総務課長が指定するものについては,収受に関する手続を省略することができる。

5 2以上の課に関連する文書は,その関係の最も深い課に配布し,また,その所管が明らかでない文書は,大崎市事務分掌規則第13条及び第23条の規定に基づき当該文書に係る事務を所管すべきものと決定された課に配布するものとする。

6 口頭又は電話で受けた事項は,軽易なものを除き,その処理要旨を文書により明らかにし,第4項の規定により処理しなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平19訓令甲19・平19訓令甲70・平21訓令甲5・平24訓令甲20・平25訓令甲10・平26訓令甲1・平29訓令甲2・令3訓令甲11・令5訓令甲16・一部改正)

(料金未納等郵便物の受領)

第11条 送達された文書のうち,郵便料金の未納又は不足のものがあるときは,その料金を支払って受領することができる。

(平18訓令甲151・全改)

(誤配文書の回送)

第12条 第10条の規定により文書の配布を受けた課は,配布された文書のうち,その所管に属さないものがあるときは,直ちに,総務課,総合支所地域振興課又は主管課に回送しなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平25訓令甲10・平26訓令甲1・令5訓令甲16・一部改正)

(勤務時間外に送達された文書の収受等)

第13条 勤務時間外に送達された文書の収受等については,次に定める手続を行った後,電報,書留文書,普通文書,小包等に区分し,本庁にあっては総務課又は主管課に,総合支所にあっては総合支所地域振興課に引き継がなければならない。

(1) 電報は,必要と認められるものについては,名宛人又は関係者に連絡し,その処理について打合せをすること。

(2) 不服申立書,入札書である旨を表示した文書並びに配達証明,内容証明及び特別送達で配達された文書は,その封皮に受領の日時を明記すること。

(平18訓令甲151・全改,平25訓令甲10・一部改正,平26訓令甲1・旧第14条繰上・一部改正,令3訓令甲11・令5訓令甲16・一部改正)

第3章 文書の処理

(平18訓令甲151・全改)

(文書の処理促進)

第14条 主管課長は,収受し,又は配布された文書を閲了し,自ら必要な処置をとるほか,所属の職員に指示して速やかに処理しなければならない。

2 主管課長は,許認可等に係る文書については,行政手続法(平成5年法律第88号)その他法令等の定めるところにより,迅速な処理に努めなければならない。

3 主管課長は,照会等で回答,報告等の期限のある文書については,当該期限までに処理するよう努めなければならない。

4 施行期日が指定され,又は予定されている事務の処理は,合議,決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第15条繰上)

(文書の起案)

第15条 文書の起案は,困難な事情がない限り,文書管理システムにより行い,その決裁処理は電子決裁システムにより行うものとする。

2 決裁処理を電子決裁システムにより行わない文書の起案は,文書管理システムに登録の上起案書(様式第12号)により行わなければならない。ただし,次の各号のいずれかにより処理できるものを除く。

(1) 定例又は軽易なもので,収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの

(2) 定例又は軽易なもので,施行文書の余白に起案・供覧欄(様式第13号)により伺い処理できるもの

(3) 経由処理するもので,経由処理欄(様式第14号)により処理できるもの

3 前2項の規定にかかわらず,緊急を要するものについては,上司の指示を受け,電話又は口頭で処理することができる。この場合においては,軽易なものを除き,その処理要旨を文書により明らかにしなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第16条繰上・一部改正)

(供覧)

第16条 収受し,又は配布された文書が起案によらず,供覧することによって処理できるものであるときは,次に掲げるところにより閲覧に供するものとする。

(1) 電子決裁システムを用いる場合は,供覧の操作を行うこと。

(2) 前号の規定によらない場合は,収受し,又は配布された文書の余白に起案・供覧欄を貼付又は「供覧」と表示すること。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第17条繰上・一部改正)

(起案の要領)

第17条 起案に際しては,次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 形式は,第9条に定める文書の書式によること。

(2) 事案が定例なものは,次条の規定により定められた例文により処理すること。

(3) 用字・用語は,常用漢字表(平成22年内閣告示第2号),現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号),送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等によるものとする。

(4) 文体は,口語体とし,その事案の内容を的確に,しかも平易かつ簡明に表すこと。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第18条繰上・一部改正)

(共通例文の作成)

第18条 総務課長は,本庁及び所において共通に使用できる文書の例文(以下「共通例文」という。)を作成するものとする。

2 総務課長は,前項の規定により共通例文を作成したときは,当該共通例文を例文台帳に登録しなければならない。

3 前2項の規定は,共通例文の変更又は廃止について準用する。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第19条繰上,令5訓令甲16・一部改正)

(回議書の作成要領)

第19条 回議書の作成に際しては,次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 書面による回議書は,電子計算機の入出力装置から出力することにより作成した書面による場合を除き,原則としてインクをもって記載すること。

(2) 回議書には,事案が定例又は軽易なものを除き,起案理由,経過の概要,関係法規その他参考となる事項を付記するとともに,文書管理システムによる場合にあっては関係する電磁的記録を,書面による場合にあっては関係書類を添付すること。

(3) 同一案件に関する回議書は,文書管理システムによる場合にあっては所要の電磁的記録を付記し,書面による場合にあってはその処理順序にまとめてつづり,まとめてつづり難いときは,所要の事項を付記して回議すること。

(4) 回議書を加除し,又は訂正したときは,文書管理システムによる場合にあってはその旨の電磁的記録を付記し,書面による場合にあっては軽易なものを除き,その者の印を押すこと。

(5) 特別の取扱いを要する回議書のうち,機密を要するもの,重要なもの及び急を要するものは,その旨を回議書の所定欄に入力し,又は朱書すること。

(6) 文書の施行に関し,特別の取扱いを要するものは「親展」,「書留」,「配達証明」,「内容証明」,「小包」,「電報」,「はがき」,「新聞掲載」,「放送」等と回議書の所定欄に記載すること。

(7) 前条第2項の規定により登録された例文によるときは,例文の登録番号を回議書の所定欄に入力し,又は記入すること。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第20条繰上・一部改正)

(回議の要領)

第20条 回議書は,職制の順で回議しなければならない。

2 回議書の内容が,他の部課に関連するものであるときは,主務部課長の回議を経てその関連する部課長に合議しなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第21条繰上)

(回議の促進)

第21条 回議書の回議に際しては,次に掲げる事項に留意し,回議の促進に努めなければならない。

(1) 回議は,必要最小限の範囲に止めること。

(2) 庁議その他の連絡会議で決定した事項,又は事案の処理案を関係部課に送付して意見の調整が行われた事項については,回議書にその旨付記し,特に必要のない限り,関係する部課長への回議書による合議を省略すること。

(3) 第19条第5号の回議書は,電子決裁システムによる場合はその内容を十分に理解するに足る電磁的記録を付記し,電子決裁システムによらない場合は起案者又はその内容を十分説明できる者が持ち回ること。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第22条繰上・一部改正)

(合議後の通知)

第22条 主管課長は,合議した回議書の決裁の趣旨が当初の起案の趣旨と異なるとき,又は当初の起案が廃案となったときは,速やかに合議した部課長にその旨を通知しなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第23条繰上)

(文書の審査)

第23条 回議書は,機密を要するものを除き,文書主任又は文書副主任の審査を受けなければならない。ただし,次に掲げるものにあっては,審査の一部を省略することができる。

(1) 法令等に様式の定めのあるもの

(2) 人事に関するもの

(3) 工事の施行(契約関係を除く。)に関するもの

(4) 第15条第2項各号の規定により起案書を用いないで処理するもの

(5) 例文であって登録番号を回議書の所定欄に入力し,又は記入したもの

(6) その他総務課長が適当と認めるもの

2 文書主任又は文書副主任は,回議書の内容及び形式について審査し,形式面その他軽易な誤りにあってはこれを修正し,その他のものにあっては次に掲げる方法により取り扱うものとする。

(1) 電子決裁システムによる回議は,起案者に差し戻して電磁的記録の加除又は訂正を求めること。

(2) 書面による回議は,起案者に連絡して加除又は訂正を求めること。

3 文書主任又は文書副主任は,審査に当たりその事案について説明を求め,又は電子決裁システムによる回議にあっては必要な電磁的記録を追加させ,書面による回議にあっては参考資料を提出させることができる。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第24条繰上・一部改正,令5訓令甲16・一部改正)

(例規整備の促進)

第24条 主管課長は,常に例規の整備に努め,条例等の制定又は改廃を必要とするときは,適切な処置を講じなければならない。

2 総務課長は,必要と認めるときは,主管課長に対し,例規の整備について適切な処置を講ずるよう要請することができる。

(平18訓令甲151・全改,平25訓令甲10・一部改正,平26訓令甲1・旧第25条繰上,令5訓令甲16・一部改正)

(決裁済の表示)

第25条 決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)には,決裁済の年月日を原議の所定欄に表示するものとする。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第26条繰上)

第4章 文書の施行

(平18訓令甲151・全改)

(施行文書の処理)

第26条 施行を要する原議は,特に施行日を指定されたもののほかは,速やかに施行しなければならない。

2 施行を要する原議は,別に決裁を受けなければ廃案にし,又は施行を保留することができない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第27条繰上)

(文書の施行者名)

第27条 文書の施行者名は,市長名とする。ただし,法令に別段の定めがあるときは,この限りでない。

2 前項の規定にかかわらず,施行する文書の内容により,副市長,部長又は課長の名で施行することができるものとする。

(平18訓令甲151・全改,平19訓令甲19・一部改正,平26訓令甲1・旧第28条繰上)

(文書の日付)

第28条 施行する文書の日付は,発送する日としなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第29条繰上)

(文書施行の登録)

第29条 施行を要する原議は,次の各号に掲げる文書の種類ごとに,それぞれ当該各号に掲げる簿冊に登録し,原議に番号を付さなければならない。ただし,軽易なものについては,この限りでない。

(1) 法規文のうち条例 条例原簿

(2) 法規文のうち規則 規則原簿

(3) 公示文 公示簿

(4) 令達文のうち訓令 訓令原簿

(5) 令達文のうち達及び指令 指令達簿

(6) 往復文 文書収発簿

2 文書の番号は,会計年度ごとに一連番号とする。ただし,往復文のうち,同一案件に関するものについては,当該案件が完結するまで同一のものを用い,また,その案件が2年度以上にわたるものについては,次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。

3 条例,規則,訓令,告示及び公告の番号は,前項の規定にかかわらず,暦年ごとに一連番号とする。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第30条繰上・一部改正)

(浄書及び校合)

第30条 施行する文書は,主管課において浄書,校合するものとする。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第31条繰上)

(公印等の押印)

第31条 施行する文書には,公印を押さなければならない。ただし,次に掲げるものについては,この限りでない。

(1) 次に掲げる往復文

 市の機関に発するもの

 市の機関以外に発するもののうち,公印の押印を省略できるとされているもの又は軽易なもの

(2) 総務課長が適当と認めるもの

2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は,発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3 行政処分,契約,登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には,契印,割印又は訂正印を押さなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平19訓令甲19・一部改正,平26訓令甲1・旧第32条繰上・一部改正,令3訓令甲11・令5訓令甲16・一部改正)

(文書の発送)

第32条 郵送により文書を発送するときは,主管課から直接発送し,又は本庁にあっては総務課長が,総合支所にあっては総合支所地域振興課長が取りまとめて発送することができる。

2 前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書の発送は,郵送,手渡し又は使送により行うほか,電送(ファクシミリ又は庁内行政システムによる電磁的記録の送信をいう。以下同じ。)により行うことができる。この場合において,電送は,主管課において,当該電送をしようとする文書に係る事務を担当する者が行うものとする。

3 行政区長(大崎市行政区設置に関する規則(平成18年大崎市規則第5号)に規定する区長をいう。)を通して配布する文書の発送を行うときは,市民協働推進部まちづくり推進課の承認を受けなければならない。

4 発送する文書は,主管課において封入又は包装しなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平19訓令甲70・一部改正,平26訓令甲1・旧第34条繰上・一部改正,令5訓令甲16・一部改正)

(発送済の表示)

第33条 文書を発送したときは,主管課において原議の所定欄に発送年月日を記載しなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第35条繰上)

(処理中の文書の管理)

第34条 主管課長は,施行を要する文書について,常にその処理状況を把握しておくものとし,処理が完了していないものがある場合には,速やかにその処理に当たらなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第36条繰上)

第5章 文書の整理,保存等

(平18訓令甲151・全改)

(文書の整理)

第35条 主管課長は,文書を未完結文書又は完結文書に区分してその所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 重要な文書は,災害,紛失,火災,盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第37条繰上)

(文書の持出し等の禁止)

第36条 文書は,上司の許可を得ないで,庁外に持ち出し,又は職員以外の者に示し,若しくは写させてはならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第38条繰上)

(完結文書の編集及び製本)

第37条 完結文書は,主管課において次に掲げるところにより,第40条第2項に定める文書分類表に従って編集をし,簿冊に製本しなければならない。

(1) 編集は,会計年度により区分すること。ただし,条例,規則,訓令甲及び告示の原本並びに会計年度によることが不適当と認められる文書は,暦年により区分すること。

(2) 簿冊は,文書目録(様式第15号),表紙(様式第16号)及び背表紙(様式第17号)を付けて製本すること。

2 前項の規定にかかわらず,庁内行政システムによる完結文書にあっては,文書管理システムにより編集し,電磁的記録として保管するものとする。

3 主管課長は,前2項の規定により完結文書を編集し,及び製本したときは,速やかに保存文書台帳を整理し,その写しを総務課長に提出しなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第39条繰上・一部改正,令5訓令甲16・一部改正)

(常用簿冊)

第38条 主管課長は,年度の区分にかかわらず常時利用する必要がある簿冊を,常用簿冊として指定することができる。

2 前項の規定による指定をした簿冊には,常用簿冊である旨の表示をしなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第40条繰上・一部改正)

(文書の保存年限の種別)

第39条 文書の保存年限の種別は,法令その他別に定めがあるもののほか,次のとおりとする。

第1種 30年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 文書の保存年限は,会計年度によるものは翌年度,暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第41条繰上)

(保存年限の種別の基準)

第40条 前条第1項に規定する保存年限の種別の基準は,別表第2のとおりとする。

2 総務課長は,文書の分類ごとに保存年限を付した文書分類表を作成しなければならない。

3 前項の保存年限は,第1項の基準に基づき,総務課長と主管課長が協議して定める。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第42条繰上・一部改正,令5訓令甲16・一部改正)

(文書の保存)

第41条 完結文書の保存は,主管課長が行わなければならない。

(平18訓令甲151・追加,平26訓令甲1・旧第43条繰上)

(文書の保存場所)

第42条 保存文書は,当該保存文書に係る保存期間の最初の1年間は主管課において,その後は総務課長が定める場所に保存するものとする。

2 主管課長は,保存文書台帳により保存場所を明らかにしておかなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第44条繰上・一部改正,令5訓令甲16・一部改正)

(文書の閲覧及び借覧)

第43条 保存文書を閲覧し,又は借覧しようとする職員は,主管課長の承認を受けなければならない。

2 前項の借覧の期間は,7日以内とする。ただし,主管課長が承認したときは,この限りでない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第45条繰上)

第44条 文書を閲覧し,又は借覧する職員は,これを転貸,抜取り,取替え,書込み又は庁外持出しをしてはならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第46条繰上)

(文書の廃棄)

第45条 保存年限を経過した文書の廃棄は,次に掲げる者が行うものとする。

(1) 文書管理システムの電磁的記録として保存されているもの 総務課長

(2) 文書管理システムの電磁的記録以外で保存されているもの 主管課長

2 主管課長は保存年限を経過した文書を廃棄しようとするときは,廃棄文書台帳を作成し,その写しを総務課長に提出しなければならない。

3 主管課長は,保存年限を経過した文書で次の各号に該当するものについては,それぞれ当該各号に定める期間が経過するまで,保存年限を延長するものとする。

(1) 監査,検査等の対象になっているもの 当該監査,検査等が終了するまで

(2) 係属している訴訟に関係するもの 当該訴訟が終結するまで

(3) 係属している不服申立てに関係するもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 大崎市情報公開条例(平成19年大崎市条例第3号)又は個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)による開示等の請求があったもの 当該請求に対する決定の日から起算して1年間

4 主管課長は,保存年限を経過した文書で必要と認めるものについては,当該保存年限を超えてこれを保存することができる。

5 主管課長又は総務課長は,第1項から第3項までの規定による処分をしたときは,保存文書台帳を整理しなければならない。

6 第1項の規定により文書を廃棄する場合において,機密なもの又は他に悪用されるおそれのあるものについては,焼却又は切断する等適切な措置を講じなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平19訓令甲19・平20訓令甲11・一部改正,平26訓令甲1・旧第47条繰上・一部改正,令5訓令甲8・令5訓令甲16・一部改正)

(歴史公文書等の保存)

第46条 主管課長は,前条第1項の規定により文書を廃棄する場合は,事前に大崎市歴史公文書等の保存に関する規程(平成18年大崎市訓令甲第13号)に基づき,その保存に努めなければならない。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第48条繰上・一部改正,平31訓令甲8・一部改正)

第6章 補則

(平18訓令甲151・全改)

(公文書の検索資料の作成)

第47条 総務課長は,大崎市情報公開条例施行規則(平成19年大崎市規則第16号)第8条に規定する文書分類表及び文書件名目録を作成し,一般の利用に供するものとする。

2 前項の文書分類表は,第40条第2項に定めるものとする。

3 第1項の文書件名目録は,第7条第4号に掲げる帳簿を用いて作成するものとする。

(平26訓令甲1・追加,令5訓令甲16・一部改正)

(その他)

第48条 この規程に定めるもののほか必要な事項は,別に定める。

(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧第49条繰上)

(施行期日)

1 この訓令は,平成18年3月31日から施行する。

(適用)

2 合併前の古川市,松山町,三本木町,鹿島台町,岩出山町,鳴子町及び田尻町から承継された文書の取扱いについては,それぞれこの訓令の相当規定によってなされたものとみなす。

(経過措置)

3 前項の承継された文書の保存期間については,当分の間,合併前の古川市文書取扱規程(平成7年古川市訓令甲第3号),松山町文書取扱規程(平成5年松山町規程第10号),三本木町文書取扱規程(平成12年三本木町規程第20号),鹿島台町文書取扱規程(平成11年鹿島台町規程第8号),岩出山町文書事務規程(平成10年岩出山町規程第3号),岩出山町文書整理保存規程(昭和44年岩出山町規程第8号),鳴子町文書取扱規程(昭和57年鳴子町訓令第1号)又は田尻町文書取扱規程(昭和61年田尻町訓令第5号)の例による。

(平成18年9月29日訓令甲第151号)

この訓令は,平成18年10月1日から施行する。

(平成19年3月30日訓令甲第19号)

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

(平成19年9月28日訓令甲第70号)

この訓令は,平成19年10月1日から施行する。

(平成20年3月13日訓令甲第11号)

この訓令は,平成20年4月1日から施行する。

(平成20年12月26日訓令甲第43号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成21年1月1日から施行する。

(平成21年3月31日訓令甲第5号)

この訓令は,平成21年4月1日から施行する。

(平成22年3月24日訓令甲第7号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成22年4月1日から施行する。

(平成22年3月29日訓令甲第9号)

この訓令は,平成22年4月1日から施行する。

(平成22年4月30日訓令甲第12号)

この訓令は,平成22年5月1日から施行する。

(平成24年3月23日訓令甲第9号)

この訓令は,平成24年4月1日から施行する。

(平成24年9月3日訓令甲第19号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成24年10月1日から施行する。

(平成24年9月28日訓令甲第20号)

この訓令は,平成24年10月1日から施行する。

(平成25年3月18日訓令甲第10号)

この訓令は,平成25年4月1日から施行する。

(平成26年1月29日訓令甲第1号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成26年4月1日から施行する。

(大崎市歴史的・文化的価値を有する文書及び資料類の収集及び保存に関する規程の一部改正)

2 大崎市歴史的・文化的価値を有する文書及び資料類の収集及び保存に関する規程(平成18年大崎市訓令甲第13号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう略〕

(平成26年6月25日訓令甲第11号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成26年7月1日から施行する。

(平成27年3月25日訓令甲第5号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成27年4月1日から施行する。

(平成27年3月25日訓令甲第6号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成27年4月1日から施行する。

(平成27年3月25日訓令甲第7号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成27年4月1日から施行する。

(平成27年3月25日訓令甲第9号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成27年4月1日から施行する。

(平成27年12月18日訓令甲第25号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成28年1月1日から施行する。

(平成28年3月9日訓令甲第5号)

この訓令は,平成28年4月1日から施行する。

(平成28年3月28日訓令甲第7号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成28年4月1日から施行する。

(平成29年3月22日訓令甲第2号)

この訓令は,平成29年4月1日から施行する。

(平成30年3月20日訓令甲第11号)

この訓令は,平成30年4月1日から施行する。

(平成31年3月20日訓令甲第8号)

この訓令は,平成31年4月1日から施行する。

(令和2年3月4日訓令甲第4号)

この訓令は,令和2年4月1日から施行する。

(令和2年3月31日訓令甲第19号)

この訓令は,令和2年4月1日から施行する。

(令和2年4月23日訓令甲第27号)

この訓令は,令和2年4月24日から施行する。

(令和2年10月7日訓令甲第36号)

この訓令は,令和2年10月7日から施行する。

(令和3年3月30日訓令甲第11号)

この訓令は,令和3年4月1日から施行する。

(令和4年9月30日訓令甲第15号)

(施行期日)

1 この訓令は,令和4年10月1日から施行する。

(令和5年3月14日訓令甲第5号)

この訓令は,令和5年3月14日から施行する。

(令和5年3月27日訓令甲第8号)

この訓令は,令和5年4月1日から施行する。

(令和5年3月31日訓令甲第16号)

この訓令は,令和5年4月1日から施行する。

(令和5年5月1日訓令甲第17号)

(施行期日)

1 この訓令は,令和5年5月8日から施行する。

(令和6年3月29日訓令甲第4号)

この訓令は,令和6年4月1日から施行する。

別表第1(第8条関係)

(平19訓令甲19・全改,平20訓令甲11・平20訓令甲43・平21訓令甲5・平22訓令甲7・平22訓令甲9・平22訓令甲12・平24訓令甲9・平24訓令甲19・平25訓令甲10・平26訓令甲11・平27訓令甲5・平27訓令甲6・平27訓令甲7・平27訓令甲9・平27訓令甲25・平28訓令甲5・平28訓令甲7・平29訓令甲2・平30訓令甲11・平31訓令甲8・令2訓令甲4・令2訓令甲19・令2訓令甲27・令2訓令甲36・令3訓令甲11・令4訓令甲15・令5訓令甲16・令5訓令甲17・令6訓令甲4・一部改正)

(1) 法規文,公示文及び令達文

公用文の種類

種別

文書記号

法規文

条例

大崎市条例第 号

規則

大崎市規則第 号

公示文

告示

大崎市告示第 号

公告

大崎市公告第 号

令達文

訓令甲

大崎市訓令甲第 号

訓令乙

大崎市訓令乙第 号

大崎市達( )第 号

指令

大崎市指令( )第 号

(2) 往復文

組織名

文書記号

総務部

総務課

大崎総第 号

人財育成課

大崎人第 号

秘書広報課

大崎秘第 号

財政課

大崎財第 号

税務課

大崎税第 号

納税課

大崎納第 号

防災安全課

大崎防第 号

市民協働推進部

政策課

大崎政第 号

行政管理課

大崎行第 号

まちづくり推進課

大崎ま第 号

環境保全課

放射能対策推進室

大崎環第 号

デジタル戦略課

大崎デ第 号

民生部

社会福祉課

大崎社第 号

消費生活センター

大崎消費第 号

子育て支援課

大崎子第 号

子育てわくわくランド

大崎わく第 号

古川北町保育所

大崎北保第 号

古川西保育所

大崎西保第 号

岩出山保育所

大崎岩保第 号

田尻子育て支援総合施設すまいる園

大崎すま園第 号

三本木子育て支援総合施設ひまわり園

大崎ひま園第 号

鹿島台子育て支援総合施設なかよし園

大崎なか園第 号

松山子育て支援総合施設あおぞら園

大崎あお園第 号

高齢障がい福祉課

大崎高第 号

健康推進課

大崎健第 号

夜間急患センター

大崎急患第 号

保険年金課

大崎保第 号

市民課

大崎市第 号

産業経済部

農政企画課

大崎農政第 号

農村環境整備課

大崎農村第 号

産業商工課

大崎商第 号

観光交流課

大崎観第 号

建設部

都市計画課

大崎都第 号

建設課

大崎建第 号

建築住宅課

大崎建住第 号

建築指導課

大崎建指第 号

会計管理者

会計課

大崎会第 号

検査課

大崎検第 号

松山総合支所

地域振興課

大崎松地振第 号

市民福祉課

大崎松市福第 号

三本木総合支所

地域振興課

大崎三地振第 号

市民福祉課

大崎三市福第 号

鹿島台総合支所

地域振興課

大崎鹿地振第 号

市民福祉課

大崎鹿市福第 号

岩出山総合支所

地域振興課

大崎岩地振第 号

市民福祉課

大崎岩市福第 号

鳴子総合支所

地域振興課

大崎鳴地振第 号

市民福祉課

大崎鳴市福第 号

田尻総合支所

地域振興課

大崎田地振第 号

市民福祉課

大崎田市福第 号

別表第2(第40条関係)

(平18訓令甲151・平19訓令甲19・平26訓令甲1・一部改正)

種別

簿冊の色

区分

保存期間

第1種

赤色

1 市の基本的な構想,政策及び計画に関するもの

2 各種制度及び事務事業の新設,廃止,継続に関するもので特に重要なもの

3 市の区域の変更並びに町及び字の区域の変更等並びに名称の変更等に関するもの

4 条例,規則,訓令及び特に重要な通達,要綱等で制定及び改廃に関するもの

5 議会の議案,会議録,議決書(総務課所管のもの)に関するもの

6 請願,陳情,要望等に関するもので特に重要なもの

7 国及び県の諸令達で将来の例証となるもので特に重要なもの

8 行政事務執行上の監査に関するもので特に重要なもの

9 叙位,叙勲,褒章や市民表彰等に関するもの

10 大規模な災害発生又は災害対策に関するもの

11 訴訟,和解及び不服申立てに関するもの

12 人事管理上の罷免,服務,給与及び福利厚生等に関するもので特に重要なもの

13 許可,免許,承認,取消し等の行政処分に関するもので特に重要なもの

14 市長,副市長及び会計管理者の事務引継に関するもの

15 予算の編成及び執行並びに決算に関するもので特に重要なもの

16 契約,協定等に関するもので特に重要なもの

17 公有財産の取得,管理,処分等に関するもので特に重要なもの

18 負担金又は補助金の申請及び交付に関するもので特に重要なもの

19 寄附又は贈与の受納に関するもので特に重要なもの

20 各種調査及び統計の総括結果で特に重要なもの

21 工事施行図書等で特に重要なもの

22 台帳,原簿等で特に重要なもの

23 次に掲げる行事に関するもの(ポスター,パンフレット,チラシ等を含む)

(1) 市が主催し,又は共催したもので新設行事及び継続行事のうち特に重要なもの

(2) 市が後援し,又は協賛した行事でその内容が大規模又は独創的なもの

(3) 市制施行の記念行事又は市の要覧に沿革として掲載するような事業等

24 前各項に掲げるものに類するものその他30年保存とする必要があるもの

30年

第2種

青色

1 事務及び事業の基本的な計画及び執行に関するもので重要なもの

2 各種制度及び事務事業の新設,廃止,継続に関するもので重要なもの

3 重要な通達,要綱等の制定及び改廃に関するもの

4 請願,陳情,要望等に関するもので重要なもの

5 国及び県の諸令達で将来の例証となるもので重要なもの

6 行政事務執行上の監査に関するもので重要なもの

7 人事管理上の任免,服務,給与及び福利厚生等に関するもので重要なもの

8 許可,免許,承認,取消し等の行政処分に関するもので重要なもの

9 予算の編成及び執行並びに決算に関するもので重要なもの

10 契約,協定等に関するもので重要なもの

11 公有財産の取得,管理,処分等に関するもので重要なもの

12 負担金又は補助金の申請及び交付に関するもので重要なもの

13 市税その他公課に関するもの

14 寄附又は贈与の受納に関するもので重要なもの

15 各種調査及び統計の総括結果で重要なもの

16 工事施行図書等で重要なもの

17 台帳,原簿等で重要なもの

18 前各項に掲げるものに類するものその他10年保存とする必要があるもの

10年

第3種

緑色

1 事務及び事業の基本的な計画及び執行に関するもの

2 各種制度及び事務事業の新設,廃止,継続に関するもの

3 通達,要綱等の制定及び改廃に関するもの

4 請願,陳情,要望等に関するもの

5 国及び県の諸令達で将来の例証に関するもの

6 行政事務執行上の監査に関するもの

7 人事管理上の任免,服務,給与及び福利厚生等に関するもの

8 許可,免許,承認,取消し等の行政処分に関するもの

9 予算の編成及び執行並びに決算に関するもの

10 契約,協定等に関するもの

11 金銭の出納に関するもの

12 公有財産の取得,管理,処分等に関するもの

13 負担金又は補助金の申請及び交付に関するもの

14 寄附又は贈与の受納に関するもの

15 各種調査及び統計の総括結果に関するもの

16 工事施行図書等に関するもの

17 台帳,原簿等に関するもの

18 前各項に掲げるものに類するものその他5年保存とする必要があるもの

5年

第4種

黄色

1 事務及び事業の基本的な計画及び執行に関するもので軽易なもの

2 通知,申請,届出,報告,進達,証明等の文書で第3種に属さないもの

3 照会,回答その他の往復文書で第3種に属さないもの

4 職員の服務に関する文書で第3種に属さないもの

5 予算及び経理に関する文書で第3種に属さないもの

6 前各項に掲げるものに類するものその他3年保存とする必要があるもの

3年

第5種

白色

1 会議等で受納した軽易な文書

2 部・課内部の軽易な検討文書及び事務連絡文書

3 庶務に関する軽易な文書

1年

(平18訓令甲151・一部改正)

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(平18訓令甲151・一部改正)

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(平18訓令甲151・一部改正)

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(平26訓令甲1・全改,平29訓令甲2・令3訓令甲11・一部改正)

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(平26訓令甲1・全改,平29訓令甲2・令3訓令甲11・一部改正)

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(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧様式第8号繰上・一部改正)

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(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・旧様式第9号繰上・一部改正)

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(平26訓令甲1・追加)

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(平26訓令甲1・追加)

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(平19訓令甲19・全改,平26訓令甲1・旧様式第11号繰上)

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(平26訓令甲1・追加)

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(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・一部改正)

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(平29訓令甲2・全改,令3訓令甲11・一部改正)

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(平18訓令甲151・全改,平26訓令甲1・一部改正)

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(令5訓令甲5・全改)

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(平18訓令甲151・旧様式第21号繰上・一部改正,平26訓令甲1・一部改正)

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(平18訓令甲151・旧様式第22号繰上・一部改正,平26訓令甲1・一部改正)

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大崎市文書取扱規程

平成18年3月31日 訓令甲第11号

(令和6年4月1日施行)

体系情報
第4編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印・広報
沿革情報
平成18年3月31日 訓令甲第11号
平成18年9月29日 訓令甲第151号
平成19年3月30日 訓令甲第19号
平成19年9月28日 訓令甲第70号
平成20年3月13日 訓令甲第11号
平成20年12月26日 訓令甲第43号
平成21年3月31日 訓令甲第5号
平成22年3月24日 訓令甲第7号
平成22年3月29日 訓令甲第9号
平成22年4月30日 訓令甲第12号
平成24年3月23日 訓令甲第9号
平成24年9月3日 訓令甲第19号
平成24年9月28日 訓令甲第20号
平成25年3月18日 訓令甲第10号
平成26年1月29日 訓令甲第1号
平成26年6月25日 訓令甲第11号
平成27年3月25日 訓令甲第5号
平成27年3月25日 訓令甲第6号
平成27年3月25日 訓令甲第7号
平成27年3月25日 訓令甲第9号
平成27年12月18日 訓令甲第25号
平成28年3月9日 訓令甲第5号
平成28年3月28日 訓令甲第7号
平成29年3月22日 訓令甲第2号
平成30年3月20日 訓令甲第11号
平成31年3月20日 訓令甲第8号
令和2年3月4日 訓令甲第4号
令和2年3月31日 訓令甲第19号
令和2年4月23日 訓令甲第27号
令和2年10月7日 訓令甲第36号
令和3年3月30日 訓令甲第11号
令和4年9月30日 訓令甲第15号
令和5年3月14日 訓令甲第5号
令和5年3月27日 訓令甲第8号
令和5年3月31日 訓令甲第16号
令和5年5月1日 訓令甲第17号
令和6年3月29日 訓令甲第4号