2　文書は，別に定めがある場合又は特に支障のある場合を除き，庁内行政システムにより取り扱うよう努めなければならない。

2　総務課長は，当該事務が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し，必要があると認めるときは，当該事務の処理に関し調査を行い，報告を求め，又は指導しなければならない。

3　課長(大崎市事務分掌規則(平成18年大崎市規則第3号)第2条，第4条及び第16条で定める課の長をいう。)は，課の所管に係る文書の取扱い及びその処理について，課員を指導し，その整理保管に努めなければならない。

2　文書主任は，庶務を担当する課長補佐をもって充て，文書副主任は，課長の指名する職員をもって充てる。ただし，これにより難い場合は，文書主任には係長以上の者をもって充て，文書副主任は置かないことができる。

3　文書副主任は，文書主任の事務を補佐し，文書主任に事故があるときは，その職務を代理する。

2　文書の記号は，別表第1のとおりとする。

3　文書の番号は，第29条の規定により原議に付された番号とする。

2　総合支所に送達された文書は，前項の例により処理するものとする。この場合において，同項中「総務課」とあるのは，「総合支所地域振興課」と読み替えるものとする。

3　封皮の宛名のみによっては主管課を特定できないもの(親展文書及び小包を除く。)については，総務課又は総合支所地域振興課において開封し，主管課に配布すること。

4　主管課において配布を受け，又は直接受領した文書は，当該文書の余白に収受印(様式第11号)を押し，文書収発簿に登録するものとする。ただし，第1項第1号及び第7号から第9号までに掲げる文書のうち，軽易なものその他総務課長が指定するものについては，収受に関する手続を省略することができる。

5　2以上の課に関連する文書は，その関係の最も深い課に配布し，また，その所管が明らかでない文書は，大崎市事務分掌規則第13条及び第23条の規定に基づき当該文書に係る事務を所管すべきものと決定された課に配布するものとする。

6　口頭又は電話で受けた事項は，軽易なものを除き，その処理要旨を文書により明らかにし，第4項の規定により処理しなければならない。

2　主管課長は，許認可等に係る文書については，行政手続法(平成5年法律第88号)その他法令等の定めるところにより，迅速な処理に努めなければならない。

3　主管課長は，照会等で回答，報告等の期限のある文書については，当該期限までに処理するよう努めなければならない。

4　施行期日が指定され，又は予定されている事務の処理は，合議，決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。

2　決裁処理を電子決裁システムにより行わない文書の起案は，文書管理システムに登録の上起案書(様式第12号)により行わなければならない。ただし，次の各号のいずれかにより処理できるものを除く。

3　前2項の規定にかかわらず，緊急を要するものについては，上司の指示を受け，電話又は口頭で処理することができる。この場合においては，軽易なものを除き，その処理要旨を文書により明らかにしなければならない。

2　総務課長は，前項の規定により共通例文を作成したときは，当該共通例文を例文台帳に登録しなければならない。

3　前2項の規定は，共通例文の変更又は廃止について準用する。

2　回議書の内容が，他の部課に関連するものであるときは，主務部課長の回議を経てその関連する部課長に合議しなければならない。

2　文書主任又は文書副主任は，回議書の内容及び形式について審査し，形式面その他軽易な誤りにあってはこれを修正し，その他のものにあっては次に掲げる方法により取り扱うものとする。

3　文書主任又は文書副主任は，審査に当たりその事案について説明を求め，又は電子決裁システムによる回議にあっては必要な電磁的記録を追加させ，書面による回議にあっては参考資料を提出させることができる。

2　総務課長は，必要と認めるときは，主管課長に対し，例規の整備について適切な処置を講ずるよう要請することができる。

2　施行を要する原議は，別に決裁を受けなければ廃案にし，又は施行を保留することができない。

2　前項の規定にかかわらず，施行する文書の内容により，副市長，部長又は課長の名で施行することができるものとする。

2　文書の番号は，会計年度ごとに一連番号とする。ただし，往復文のうち，同一案件に関するものについては，当該案件が完結するまで同一のものを用い，また，その案件が2年度以上にわたるものについては，次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。

3　条例，規則，訓令，告示及び公告の番号は，前項の規定にかかわらず，暦年ごとに一連番号とする。

2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は，発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3　行政処分，契約，登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には，契印，割印又は訂正印を押さなければならない。

2　前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書の発送は，郵送，手渡し又は使送により行うほか，電送(ファクシミリ又は庁内行政システムによる電磁的記録の送信をいう。以下同じ。)により行うことができる。この場合において，電送は，主管課において，当該電送をしようとする文書に係る事務を担当する者が行うものとする。

3　行政区長(大崎市行政区設置に関する規則(平成18年大崎市規則第5号)に規定する区長をいう。)を通して配布する文書の発送を行うときは，市民協働推進部まちづくり推進課の承認を受けなければならない。

4　発送する文書は，主管課において封入又は包装しなければならない。

2　重要な文書は，災害，紛失，火災，盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

2　前項の規定にかかわらず，庁内行政システムによる完結文書にあっては，文書管理システムにより編集し，電磁的記録として保管するものとする。

3　主管課長は，前2項の規定により完結文書を編集し，及び製本したときは，速やかに保存文書台帳を整理し，その写しを総務課長に提出しなければならない。

2　前項の規定による指定をした簿冊には，常用簿冊である旨の表示をしなければならない。

2　文書の保存年限は，会計年度によるものは翌年度，暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。

2　総務課長は，文書の分類ごとに保存年限を付した文書分類表を作成しなければならない。

3　前項の保存年限は，第1項の基準に基づき，総務課長と主管課長が協議して定める。

2　主管課長は，保存文書台帳により保存場所を明らかにしておかなければならない。

2　前項の借覧の期間は，7日以内とする。ただし，主管課長が承認したときは，この限りでない。

2　主管課長は保存年限を経過した文書を廃棄しようとするときは，廃棄文書台帳を作成し，その写しを総務課長に提出しなければならない。

3　主管課長は，保存年限を経過した文書で次の各号に該当するものについては，それぞれ当該各号に定める期間が経過するまで，保存年限を延長するものとする。

4　主管課長は，保存年限を経過した文書で必要と認めるものについては，当該保存年限を超えてこれを保存することができる。

5　主管課長又は総務課長は，第1項から第3項までの規定による処分をしたときは，保存文書台帳を整理しなければならない。

6　第1項の規定により文書を廃棄する場合において，機密なもの又は他に悪用されるおそれのあるものについては，焼却又は切断する等適切な措置を講じなければならない。

2　前項の文書分類表は，第40条第2項に定めるものとする。

3　第1項の文書件名目録は，第7条第4号に掲げる帳簿を用いて作成するものとする。

(施行期日)

1　この訓令は，平成18年3月31日から施行する。

(適用)

2　合併前の古川市，松山町，三本木町，鹿島台町，岩出山町，鳴子町及び田尻町から承継された文書の取扱いについては，それぞれこの訓令の相当規定によってなされたものとみなす。

(経過措置)

3　前項の承継された文書の保存期間については，当分の間，合併前の古川市文書取扱規程(平成7年古川市訓令甲第3号)，松山町文書取扱規程(平成5年松山町規程第10号)，三本木町文書取扱規程(平成12年三本木町規程第20号)，鹿島台町文書取扱規程(平成11年鹿島台町規程第8号)，岩出山町文書事務規程(平成10年岩出山町規程第3号)，岩出山町文書整理保存規程(昭和44年岩出山町規程第8号)，鳴子町文書取扱規程(昭和57年鳴子町訓令第1号)又は田尻町文書取扱規程(昭和61年田尻町訓令第5号)の例による。

この訓令は，平成18年10月1日から施行する。

この訓令は，平成19年4月1日から施行する。

この訓令は，平成19年10月1日から施行する。

この訓令は，平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成21年1月1日から施行する。

この訓令は，平成21年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成22年4月1日から施行する。

この訓令は，平成22年4月1日から施行する。

この訓令は，平成22年5月1日から施行する。

この訓令は，平成24年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成24年10月1日から施行する。

この訓令は，平成24年10月1日から施行する。

この訓令は，平成25年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成26年4月1日から施行する。

(大崎市歴史的・文化的価値を有する文書及び資料類の収集及び保存に関する規程の一部改正)

2　大崎市歴史的・文化的価値を有する文書及び資料類の収集及び保存に関する規程(平成18年大崎市訓令甲第13号)の一部を次のように改正する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成26年7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成28年1月1日から施行する。

この訓令は，平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成28年4月1日から施行する。

この訓令は，平成29年4月1日から施行する。

この訓令は，平成30年4月1日から施行する。

この訓令は，平成31年4月1日から施行する。

この訓令は，令和2年4月1日から施行する。

この訓令は，令和2年4月1日から施行する。

この訓令は，令和2年4月24日から施行する。

この訓令は，令和2年10月7日から施行する。

この訓令は，令和3年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，令和4年10月1日から施行する。

この訓令は，令和5年3月14日から施行する。

この訓令は，令和5年4月1日から施行する。

この訓令は，令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，令和5年5月8日から施行する。